Les 6 grandes étapes de conception du wallboard idéal

Ça y est, c’est décidé ? Le management visuel va faire son entrée chez vous, et vous réfléchissez à concevoir un wallboard dynamique à l’usage de votre équipe ? C’est réalisable en un temps relativement court… avec la bonne organisation et une bonne préparation du terrain en amont.

Voici la marche à suivre :

Etape 1 : Intégrer toutes les parties prenantes dès l’amont

Typiquement, les parties prenantes sont : le chef de projet / expert métier chargé de piloter la conception du wallboard : ce peut être le manager de l’équipe, ou un chef de projet en charge de l’organisation, des représentants des utilisateurs cibles, les premiers concernés par l’usage quotidien du wallboard, un représentant de la DSI ou du service informatique.

Ce dernier n’est pas à négliger : lors de cette phase de conception, c’est lui qui pourra valider la faisabilité de la collecte de données, et aidera à rédiger un cahier des charges techniques acceptable en termes de sécurité, de charge de travail du SI…. L’objectif ? Aplanir dès le départ les difficultés qui ne manqueront pas de survenir plus tard.

Etape 2 : Faire le point sur vos attentes

À quoi ce wallboard va-t-il vous être utile ? Les différents cas d’usage détaillés dans notre livre blanc (piloter l’activité d’une unité logistique ou de production, informer les collaborateurs, animer des réunions opérationnelles, etc.) vont avoir une influence sur :

le type d’écran(s) à utiliser (grand écran au mur ou tactile), leur localisation (salles de pause, usine, salle de réunion…), et les besoins d’accès à distance (ex: via PC, tablette et intégré dans une application collaborative comme Microsoft Teams),
le type d’indicateurs et de contenus à intégrer au wallboard,
les données et solution à connecter pour automatiser la mise à jour,
le design du wallboard (hiérarchie des informations et mise en forme).

Avec l’équipe projet, l’objectif est donc d’établir une sorte de “wishlist” de ce que doit contenir votre écran.

Et de bien cerner les attentes :

S’agit-il de moderniser des process existants mais optimisables (par exemple de passer d’un suivi papier des KPI à un format digital) ?
Ou vous projetez-vous plutôt vers une transformation plus profonde, avec de nouvelles méthodes (d’animation d’équipe, de suivi de projet, de pilotage de l’efficacité opérationnelle…) ?

Etape 3 : Maquetter votre écran

Sur une simple feuille de papier, un Powerpoint, un tableur ou une application de prototypage comme Figma… peu importe : puisqu’il s’agit de management visuel, cette étape est essentielle pour vous projet dans votre futur wallboard.

Que faire, à cette étape ?

Un prestataire comme Pingflow doit pouvoir vous accompagner dans cette démarche. Soit en vous proposant des modèles à adapter à vos besoins, soit en vous “challengeant” sur vos premières ébauches… soit les deux ! Grâce à ces échanges entre votre équipe projet et le prestataire qui vous configurera votre wallboard, vous allez passer d’une maquette un peu brute à un design quasi fini, qui précisera notamment :

Sous quelle forme les informations seront disposée : à quel endroit de l’écran, selon quel format visuel (histogramme, courbe, tableau de chiffre…) avec quels codes couleurs…
Quels ordres de grandeur sont déterminés : valeur la plus basse et la plus haute d’un indicateur, mais aussi seuils à partir duquel on passe par exemple du médiocre au correct, du correct au bon ou à l’excellent, etc.
Techniquement à quelle(s) source(s) de données on ira connecter le wallboard pour récupérer l’information à jour, et sous quel format de fichier elle sera.

Etape 4 : Connecter vos données

Une fois la maquette aboutie, on entre en phase de pré-production. Concrètement, il va s’agir de paramétrer les différents connecteurs assurant le transit de vos applications sources vers le wallboard, afin que ce dernier diffuse toujours une information là jour.

Chez Pingflow, ce sont nos équipes techniques qui prennent alors le relais et assurent l’interface avec votre équipe informatique, pour importer les données et tester le bon fonctionnement de votre futur écran.

À titre d’exemple, voici les principaux types d’applications et de fichiers que notre solution logicielle (Pingview) est à même de retraiter pour diffusion dans un wallboard, soit en les connectant par une API (Json, Rest et connecteurs simplifiés vers Microsoft 365, Google, Yammer, Facebook…), soit par appel d’une base de données (Microsoft SQL Server, MySQL, SQLite) :

Etape 5 : Installer, et former !

Plusieurs options s’offrent à vous (et sont à prendre en considération dès le début du projet) pour diffuser votre wallboard auprès de vos équipes :

un nouvel écran dédié, connecté, voire tactile
un player d’affichage (à connecter au port HDMI de l’écran) pré-paramétré
un écran existant (que nous pouvons connecter à Internet avec nos boîtiers PingPlay)
un support mobile (PC / tablette) accessible à distance ou dans votre bureau (possibilité d’intégration dans Microsoft Teams)

Bien entendu, ces options peuvent se cumuler.

Quelle que soit l’option choisie, l’objectif est qu’ensuite votre équipe s’approprie le wallboard, et l’utilise en totale autonomie. Il faut donc prévoir un temps de formation à l’administration de l’interface.

Etape 6 : Évaluer (et adapter)

Sauf si vous avez l’expérience du management visuel, et savez exactement ce que vous voulez, il y aura forcément des adaptations à prévoir à votre wallboard. Évolutions qui ne deviendront claires qu’après un temps d’usage :

indicateurs pas totalement adaptés, ou d’une lecture pas assez claire,
informations nouvelles ou manquantes,
nouveaux points de diffusion à créer, etc.

Chez Pingflow, nous recommandons donc de faire un bilan après quelques semaines (2 mois est généralement un bon timing) pour effectuer les ajustements nécessaires à votre wallboard.