Pour nous, il existe six étapes pour mettre en place le management visuel au sein de vos équipes. Parmi elles, on retrouve la définition des objectifs, le design des wallboards, mais également le bilan après déploiement. Et c’est sur cette étape que nous allons nous attarder dans cet article.
Faire le bilan en interne
Dans un premier temps, il est indispensable de faire des points réguliers sur l’utilisation du management visuel au sein du service. Cela permet de voir si le projet répond aux attentes des équipes sur le terrain, s’il y a besoin d’une formation supplémentaire, de plus d’accompagnement, de modifier les écrans…
Profitez de ces points pour mettre en avant les tops et les flops de votre utilisation du management visuel et ensuite pouvoir rebondir. Définir ce qui ne fonctionne pas est un premier pas : manque-t-il des informations ? Y en a-t-il trop ? Sont-elles mal présentées ? Sont-elles utiles ? Identifier les zones non utilisées permet de récupérer l’espace et de mettre en valeur des informations à plus forte valeur ajoutée. Pensez aussi à communiquer autour des améliorations apportées suite à ces points auprès des équipes, afin de leur montrer que les choses ne sont pas figées, que leurs remarques sont prises en compte. Il est primordial de réfléchir et de mettre en place une organisation réactive, en lien avec les indicateurs et les alertes affichés sur les wallboards.
Pour faire ces points, plusieurs moyens sont à votre disposition. Vous pouvez le faire en présentiel lors de réunions ou ateliers dédiés, avec les référents métier et les responsables du projet. Vous pouvez également le faire de manière anonyme via un questionnaire ou un sondage envoyé à tous les utilisateurs. De cette manière, vous obtiendrez davantage de retours sur les points négatifs, la parole sera libérée et vous aurez ainsi les retours directs du terrain.
Se faire accompagner par des experts du management visuel
Faire appel à Pingflow peut également vous permettre de faire un bilan plus poussé et plus complet. Nous vous accompagnons, à la fin de chaque POC, pour évaluer les résultats concrets et vous soumettre des pistes d’amélioration. Notre méthodologie est simple : nous intervenons environ un à deux mois après le déploiement afin que les équipes aient le temps de bien tester les écrans sur le terrain. Nous interrogeons directement les collaborateurs concernés sur leurs usages du management visuel digital au quotidien. Les questions posées sont ouvertes pour ne pas limiter les réponses uniquement à oui ou non. Le fait qu’une personne externe intervienne permet également aux équipes de dire plus librement ce qu’elles pensent. Ces retours sont essentiels pour faire évoluer les wallboards dans le temps.
Nous faisons également le point avec les référents et les responsables du projet pour faire remonter ce que nous a confié le terrain. Ensemble, nous pouvons challenger ce qui est en place, définir ce qui est généralisable dans l’organisation, pour d’autres services… Nous nous adaptons évidemment aux besoins de chaque entreprise.
Enfin, nous pouvons également présenter des cas d’usage d’autres organisations pour aller plus vite sur vos problématiques ou vous challenger sur vos besoins dès le départ.
